S-Files FIDU
Un dossier de mandat unique, du premier justificatif au bouclement
S-Files FIDU organise le coffre documentaire autour du mandat. Pièces, courriels et rapports d’un même client se retrouvent au même endroit, quel que soit celui qui les a déposés.
Le quotidien avant S-Files
Ce que nous entendons le plus souvent
Ces situations reviennent dans presque toutes les organisations que nous rencontrons.
Le dossier client existe en quatre exemplaires
Le bilan est dans le classeur, la dernière version sur le serveur, les remarques du client dans une messagerie. Personne ne sait laquelle fait foi.
Février se joue à la relance téléphonique
Chaque année revient la même liste de pièces manquantes. Un collaborateur passe ses journées à rappeler les clients.
Retrouver une pièce de 2018 prend une demi-journée
Les documents doivent être conservés dix ans. Quand l’administration fiscale en réclame un, il faut descendre aux archives et ouvrir les classeurs un par un.
Les factures créanciers circulent de bureau en bureau
La facture arrive, part à l’impression, attend un visa sur une pile. Au moment du paiement, plus personne ne sait où elle se trouve.
S-Files FIDU
Ce qui change une fois en place
Un dossier de mandat toujours à jour
Toutes les pièces se rangent au même endroit, quelle que soit leur provenance. Vous ouvrez le mandat et vous travaillez sur la version en vigueur.
Les pièces manquantes arrivent sans relance
Votre client dépose ses justificatifs dans le portail Hubshare, un espace d’échange réservé à son dossier. Vous voyez d’un coup d’œil ce qui manque.
Un justificatif ancien retrouvé en quelques secondes
La recherche porte aussi sur le contenu des documents numérisés, grâce à la reconnaissance de caractères. Vous répondez sans quitter votre bureau.
Les factures créanciers validées sans papier
Avec S-Files DEMAT, chaque facture suit son circuit à l’écran, du visa à la mise en paiement. Vous savez à tout moment qui la détient.
Le secret professionnel tenu par les droits
Chaque collaborateur ne voit que les mandats qui lui sont attribués. Les droits suivent le mandat et non l’emplacement du fichier.
Les documents que S-Files FIDU prend en charge :
- Bilans annuels
- Déclarations fiscales
- Décomptes TVA
- Factures créanciers
- Extraits bancaires
- Contrats de mandat
- Fiches de salaire
- Procès-verbaux d’assemblée
Au quotidien
Ce que cela change dans la journée
- Un client demande son décompte TVA, vous le lui envoyez pendant l’appel.
- Vous voyez sur un écran les pièces qui manquent encore à un bouclement.
- Vous retrouvez un justificatif de 2019 sans descendre aux archives.
- Une collègue reprend le mandat d’un collaborateur absent en quelques minutes.
- Vous validez les factures créanciers d’un client depuis votre téléphone.
Le principe de classement
Un coffre construit autour des mandats
Le mandat est l’unité de classement. Un document rattaché à un mandat apparaît dans la vue du client, dans celle de l’exercice et dans celle du collaborateur responsable, sans jamais être dupliqué.
Ce qui s’ajoute au socle
Les modules souvent retenus en fiduciaire
S-Files sur M-Files
Le socle documentaire M-Files, préparamétré par métier. Vos documents sont décrits par ce qu’ils sont, pas par l’endroit où ils sont rangés.
- Classement par métadonnées plutôt que par arborescence
- Intégration native avec Microsoft 365 et Google Workspace
- Droits d’accès, versions et journal des modifications
S-Files DEMAT
La dématérialisation des documents entrants, de la numérisation à la comptabilisation, avec lecture automatique du contenu.
- Reconnaissance de caractères sur les documents numérisés
- Extraction assistée par IA des montants et des références
- Circuits de validation avec tâches, échéances et statuts
Portail Hubshare
Un espace d’échange sécurisé avec vos clients et vos partenaires externes, aux couleurs de votre entreprise.
- Vos clients déposent et consultent leurs pièces sans courriel
- Les droits suivent ceux définis dans M-Files
- Archivage légal et signature qualifiée avec Swisscom Trust Services
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande en fiduciaire
Faut-il scanner dix ans de dossiers papier avant de commencer ?
Non. La plupart des fiduciaires démarrent avec les mandats en cours et laissent les archives papier en l’état. Les anciens dossiers sont numérisés au fil des demandes.
Comment le secret professionnel est-il respecté ?
Les droits d’accès suivent le mandat. L’hébergement se fait sur vos serveurs ou en Suisse, selon votre choix, et chaque consultation est tracée.
Est-ce compatible avec notre logiciel de comptabilité ?
Dans la plupart des cas, oui. M-Files se relie aux principaux outils du marché, dont Abacus. Nous vérifions la compatibilité avant tout engagement.
Quand faut-il démarrer un tel projet ?
Rarement entre janvier et mars : la saison est déjà chargée. Le printemps et l’été laissent le temps de reprendre l’existant sans pression.
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Parlons de votre prochain bouclement
Décrivez-nous votre organisation actuelle. Nous vous rappelons pour cadrer le besoin avant toute démonstration.