S-Files FIDU
Ein einziges Mandatsdossier, vom ersten Beleg bis zum Jahresabschluss
S-Files FIDU organisiert das digitale Dokumentenarchiv rund um das Mandat. Belege, E-Mails und Berichte eines Kunden liegen an einem Ort, unabhängig davon, wer sie abgelegt hat.
Der Alltag vor S-Files
Was wir am häufigsten hören
Diese Situationen treffen wir in fast allen Organisationen an, die wir kennenlernen.
Das Kundendossier gibt es in vierfacher Ausführung
Die Bilanz liegt im Ordner, die neueste Version auf dem Server, die Anmerkungen des Kunden in einem E-Mail-Postfach. Niemand weiss, welche Fassung massgebend ist.
Der Februar steht im Zeichen der Erinnerungsanrufe
Jahr für Jahr taucht dieselbe Liste fehlender Belege auf. Jemand im Team verbringt ganze Tage damit, den Kunden nachzutelefonieren.
Die Suche nach einem Beleg von 2018 dauert einen halben Tag
Die Dokumente müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Verlangt die Steuerverwaltung eines davon, muss jemand ins Archiv hinuntergehen und die Ordner einzeln durchsehen.
Kreditorenrechnungen wandern von Büro zu Büro
Die Rechnung trifft ein, wird ausgedruckt und wartet auf einem Stapel auf das Visum. Wenn sie bezahlt werden soll, weiss niemand mehr, wo sie liegt.
S-Files FIDU
Was sich nach der Einführung ändert
Ein stets aktuelles Mandatsdossier
Alle Unterlagen werden am selben Ort abgelegt, unabhängig von ihrer Herkunft. Sie öffnen das Mandat und arbeiten mit der gültigen Version.
Fehlende Belege treffen ohne Nachfassen ein
Ihr Kunde lädt seine Belege ins Hubshare-Portal hoch, einen Austauschbereich eigens für sein Dossier. Sie sehen auf einen Blick, was fehlt.
Ein alter Beleg, in wenigen Sekunden gefunden
Dank Texterkennung (OCR) erfasst die Suche auch den Inhalt gescannter Dokumente. Sie antworten, ohne Ihr Büro zu verlassen.
Kreditorenrechnungen papierlos freigegeben
Mit S-Files DEMAT durchläuft jede Rechnung ihren Freigabeprozess am Bildschirm, vom Visum bis zur Zahlung. Sie wissen jederzeit, bei wem sie liegt.
Das Berufsgeheimnis, gewahrt durch Zugriffsrechte
Mitarbeitende sehen nur die Mandate, die ihnen zugewiesen sind. Die Rechte folgen dem Mandat, nicht dem Speicherort der Datei.
Die Dokumente, die S-Files FIDU verwaltet:
- Jahresbilanzen
- Steuererklärungen
- MWST-Abrechnungen
- Kreditorenrechnungen
- Kontoauszüge
- Mandatsverträge
- Lohnabrechnungen
- Versammlungsprotokolle
Im Alltag
Was sich im Arbeitstag ändert
- Ein Kunde fragt nach seiner MWST-Abrechnung, Sie senden sie ihm noch während des Anrufs.
- Sie sehen auf einem Bildschirm, welche Belege für einen Jahresabschluss noch fehlen.
- Sie finden einen Beleg von 2019, ohne ins Archiv hinunterzugehen.
- Eine Kollegin übernimmt in wenigen Minuten das Mandat eines abwesenden Kollegen.
- Sie geben die Kreditorenrechnungen eines Kunden auf Ihrem Smartphone frei.
Das Ablageprinzip
Ein Archiv, aufgebaut rund um die Mandate
Das Mandat ist die Einheit der Ablage. Ein Dokument, das einem Mandat zugeordnet ist, erscheint in der Ansicht des Kunden, des Geschäftsjahres und der zuständigen Person, ohne je dupliziert zu werden.
Was zur Basis hinzukommt
Häufig gewählte Module im Bereich Treuhand
S-Files auf M-Files
Die DMS-Basis M-Files, für jede Branche vorkonfiguriert. Ihre Dokumente werden danach beschrieben, was sie sind, nicht danach, wo sie abgelegt sind.
- Ablage nach Metadaten statt in Ordnerstrukturen
- Native Integration in Microsoft 365 und Google Workspace
- Zugriffsrechte, Versionen und Änderungsprotokoll
S-Files DEMAT
Die Digitalisierung eingehender Dokumente, vom Scannen bis zur Verbuchung, mit automatischem Auslesen der Inhalte.
- Texterkennung (OCR) für gescannte Dokumente
- KI-gestütztes Auslesen von Beträgen und Referenzen
- Freigabeprozesse mit Aufgaben, Fristen und Status
Hubshare-Portal
Ein sicherer Bereich für den Austausch mit Ihren Kunden und externen Partnern, im Erscheinungsbild Ihres Unternehmens.
- Ihre Kunden laden ihre Unterlagen ohne E-Mail hoch und sehen sie ein
- Die Berechtigungen entsprechen denen in M-Files
- Revisionssichere Archivierung und qualifizierte Signatur mit Swisscom Trust Services
Häufige Fragen
Was man uns im Bereich Treuhand fragt
Müssen wir vor dem Start zehn Jahre Papierdossiers scannen?
Nein. Die meisten Treuhandbüros starten mit den laufenden Mandaten und lassen das Papierarchiv, wie es ist. Alte Dossiers werden je nach Anfrage digitalisiert.
Wie wird das Berufsgeheimnis gewahrt?
Die Zugriffsrechte folgen dem Mandat. Das Hosting erfolgt nach Ihrer Wahl auf Ihren Servern oder in der Schweiz, und jeder Zugriff wird protokolliert.
Ist das mit unserer Buchhaltungssoftware kompatibel?
In den meisten Fällen ja. M-Files lässt sich mit den wichtigsten Lösungen auf dem Markt verbinden, darunter Abacus. Wir prüfen die Kompatibilität vor jeder Verpflichtung.
Wann sollte man ein solches Projekt starten?
Selten zwischen Januar und März: Dann herrscht ohnehin Hochbetrieb. Frühling und Sommer lassen Zeit, die bestehenden Unterlagen ohne Druck zu übernehmen.
Kontakt aufnehmen
Sprechen wir über Ihren nächsten Jahresabschluss
Beschreiben Sie uns Ihre heutige Organisation. Wir rufen Sie zurück, um den Bedarf zu klären, bevor wir Ihnen eine Demo zeigen.