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Ihre Dokumente abgelegt nach dem, was sie sind, nicht danach, wo sie liegen
M-Files ersetzt die Ordnerstruktur durch Metadaten: Ein Dokument gehört gleichzeitig zu einem Kunden, einem Projekt und einem Dokumenttyp, ohne je dupliziert zu werden.
Was wir tun
Der Inhalt der Dienstleistung
Jedes Dokument nur ein einziges Mal
Derselbe Vertrag erscheint in der Ansicht des Kunden, in jener des Projekts und in jener des Geschäftsjahres. Trotzdem gibt es davon nur eine einzige Kopie.
Die Suche erfasst auch den Inhalt
Die Texterkennung (OCR) macht den Text gescannter Dokumente lesbar. Sie finden ein Dokument, indem Sie eine Klausel oder einen Namen eingeben, auch in einem Scan.
M-Files dort, wo Sie bereits arbeiten
Die Integration in Microsoft 365 und Google Workspace ist nativ. Sie speichern aus Word oder Outlook heraus, ohne Ihre Gewohnheiten zu ändern.
Freigabeprozesse, die nicht in Vergessenheit geraten
Jedes Dokument durchläuft seinen Weg mit Aufgaben, Fristen und Status. Sie wissen, wer es gerade hat und seit wann.
Revisionssichere Archivierung und qualifizierte Signatur
Das Organisationszertifikat von Swisscom Trust Services ermöglicht die revisionssichere Archivierung und die qualifizierte elektronische Signatur, die vom Schweizer Recht anerkannt ist.
Verbunden mit Ihrer Geschäftssoftware
M-Files lässt sich mit Ihren Fachanwendungen verbinden, von Abacus über die gängigen CRM-Systeme bis SAP, damit der Kundendatensatz und seine Dokumente eine Einheit bilden.
So läuft es ab
Der Ablauf eines Mandats
Was wir tun und was wir von Ihnen brauchen, Schritt für Schritt.
Workshop zur Bedarfsklärung
Wir erfassen Ihre Dokumenttypen und die Fragen, die Sie in drei Sekunden beantworten können möchten.
Prototyp mit Ihren Dokumenten
Sie sehen die Ablage an einer echten Stichprobe, nicht an einer generischen Demo.
Übernahme des Bestands
Wir leiten die Metadaten aus den bestehenden Ablagepfaden ab, lassen die Scans durch die Texterkennung (OCR) laufen und validieren das Ergebnis an einem Testbestand.
Inbetriebnahme und Begleitung
Schulung der Teams, danach zwei Nachschulungen im Abstand von einem Monat. Diesen Posten unterschätzen Projekte am meisten.
Ihr Nutzen
Die erwarteten Wirkungen
- Ein Beleg ist in wenigen Sekunden gefunden, auch in einem Scan.
- Duplikate verschwinden: Es gibt nur eine gültige Version.
- Die Übernahme eines Dossiers bei einer Abwesenheit ist kein Problem mehr.
- Die Aufbewahrungspflichten sind erfüllt, ohne dass Sie wieder zu den Bundesordnern greifen müssen.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zu Digitalisierung
Müssen wir vor dem Start alle unsere Archive digitalisieren?
Nein. Die meisten Organisationen starten mit den laufenden Dossiers und lassen das Papier, wie es ist. Die Archive werden nach Bedarf übernommen, in Ihrem Tempo.
Wo werden unsere Dokumente gehostet?
Auf Ihren Servern oder bei einem Hosting in der Schweiz, nach Ihrer Wahl. Die Zugriffsrechte hängen am Dokument, nicht an seinem Speicherort.
Kommuniziert M-Files mit unserer Buchhaltungssoftware?
In den meisten Fällen ja. Wir prüfen die Kompatibilität vor jeder Verpflichtung und entwickeln die Schnittstelle, falls es sie noch nicht gibt.
Das weitere Angebot
Unsere weiteren Dienstleistungen
Audits und Mandate
- Aussensicht
- Wahl der Standardsoftware
- Datenflüsse
- nDSG-Konformität
Massgeschneiderte Entwicklung
- Fachanwendungen
- Windows, Web, Mobile
- Schnittstellen und Webservices
- Datenübernahme
Bereit für das papierlose Büro?
Wir zeigen Ihnen die Lösung an Ihren eigenen Dokumenten.