S-Files GEST
Das vollständige Kundendossier, bereit für die nächste Prüfung
S-Files GEST organisiert das Archiv rund um den Kunden und sein Portfolio. Verträge, Risikoprofile und Identifikationsdokumente liegen beisammen, samt Nachweis, wer sie eingesehen hat.
Der Alltag vor S-Files
Was wir am häufigsten hören
Diese Situationen treffen wir in fast allen Organisationen an, die wir kennenlernen.
Das verstreute Dossier zur Aufnahme der Geschäftsbeziehung
Ausweisdokument, Herkunftsnachweis der Vermögenswerte und Risikoprofil sind an drei verschiedenen Orten archiviert.
Dokumente, deren Ablaufdatum niemand überwacht
Ein Ausweis läuft ab, ein Risikoprofil ist fünf Jahre alt. Das fällt erst bei der Prüfung auf.
Ein Dossier für ein Audit rekonstruieren
Das Zusammentragen der vollständigen Historie einer Geschäftsbeziehung beschäftigt mehrere Personen tagelang.
S-Files GEST
Was sich nach der Einführung ändert
Das Kundendossier wird nur einmal angelegt
Alle Unterlagen zur Aufnahme der Geschäftsbeziehung werden beim Kunden abgelegt, unabhängig davon, wer im Team sie erfasst.
Fristen melden sich von selbst
Gültigkeitsdatum und Überprüfungsdatum sind Metadatenfelder. Eine Aufgabe wird vor dem Ablauf ausgelöst, nicht danach.
Jeder Zugriff hinterlässt eine Spur
Wer was geöffnet hat, und wann. Das Zugriffsprotokoll lässt sich ohne technische Abfrage lesen, was Prüfungen vereinfacht.
Ein Audit-Dossier mit einer einzigen Suche
Die vollständige Historie einer Geschäftsbeziehung lässt sich auf Abruf zusammenstellen, samt allen Versionsständen.
Die Dokumente, die S-Files GEST verwaltet:
- Vermögensverwaltungsverträge
- Risikoprofile
- Identifikationsdokumente
- Herkunftsnachweise
- Portfolioauszüge
- Gesprächsnotizen
- Vollmachten
Im Alltag
Was sich im Arbeitstag ändert
- Ein Ausweisdokument läuft ab, die Aufgabe wird schon vor dem Ablaufdatum ausgelöst.
- Sie stellen für eine Prüfung das vollständige Dossier einer Geschäftsbeziehung bereit.
- Ein Teammitglied übernimmt ein Portfolio samt der gesamten Historie.
- Die Gesprächsnotiz wird gleich nach dem Termin beim richtigen Kunden abgelegt.
Das Ablageprinzip
Ein Archiv, aufgebaut rund um die Kunden und Portfolios
Kunde und Portfolio sind die Einheiten der Ablage. Jedes Dokument ist mit Inhaber, Mandat und Gültigkeitsdatum versehen, sodass sichtbar wird, was erneuert werden muss.
Was zur Basis hinzukommt
Häufig gewählte Module im Bereich Vermögensverwaltung
S-Files auf M-Files
Die DMS-Basis M-Files, für jede Branche vorkonfiguriert. Ihre Dokumente werden danach beschrieben, was sie sind, nicht danach, wo sie abgelegt sind.
- Ablage nach Metadaten statt in Ordnerstrukturen
- Native Integration in Microsoft 365 und Google Workspace
- Zugriffsrechte, Versionen und Änderungsprotokoll
S-Files DEMAT
Die Digitalisierung eingehender Dokumente, vom Scannen bis zur Verbuchung, mit automatischem Auslesen der Inhalte.
- Texterkennung (OCR) für gescannte Dokumente
- KI-gestütztes Auslesen von Beträgen und Referenzen
- Freigabeprozesse mit Aufgaben, Fristen und Status
Hubshare-Portal
Ein sicherer Bereich für den Austausch mit Ihren Kunden und externen Partnern, im Erscheinungsbild Ihres Unternehmens.
- Ihre Kunden laden ihre Unterlagen ohne E-Mail hoch und sehen sie ein
- Die Berechtigungen entsprechen denen in M-Files
- Revisionssichere Archivierung und qualifizierte Signatur mit Swisscom Trust Services
Häufige Fragen
Was man uns im Bereich Vermögensverwaltung fragt
Wo werden die Daten unserer Kunden gehostet?
Auf Ihren Servern oder in einem Hosting in der Schweiz, nach Ihrer Wahl. Diese Frage wird bei der Projektdefinition entschieden, vor jeder Verpflichtung.
Lässt sich der Zugriff auf bestimmte Dossiers einschränken?
Die Rechte folgen dem Kunden und dem Portfolio, nicht dem Speicherort der Datei. Mitarbeitende sehen nur die Geschäftsbeziehungen, die ihnen zugewiesen sind.
Werden die Zugriffe protokolliert?
Ja. Jedes Öffnen und jede Änderung wird mit Benutzer und Zeitstempel protokolliert.
Kontakt aufnehmen
Sprechen wir über Ihre Kundendossiers
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