S-Files BAT
Le bon indice du plan, sur le chantier comme au bureau
S-Files BAT organise le coffre autour du chantier. Plans, soumissions, contrats et procès-verbaux d’un même ouvrage se consultent depuis la tablette du conducteur de travaux.
Le quotidien avant S-Files
Ce que nous entendons le plus souvent
Ces situations reviennent dans presque toutes les organisations que nous rencontrons.
Deux équipes, deux indices de plan
Le bureau a envoyé l’indice C, le chef d’équipe travaille encore sur le B imprimé la semaine passée. La reprise se paie en heures.
La soumission introuvable au moment de l’avenant
Il faut retrouver ce qui avait été soumissionné pour justifier une plus-value. Le document est dans la messagerie de quelqu’un.
Les procès-verbaux de séance qui restent lettre morte
Les décisions sont prises en séance, consignées, puis oubliées jusqu’au litige.
La clôture de chantier, six mois plus tard
Rassembler les garanties, les décomptes finaux et les procès-verbaux de réception mobilise un collaborateur pendant des jours.
S-Files BAT
Ce qui change une fois en place
Un seul plan, un seul indice en vigueur
L’historique des versions rend visible ce qui a changé et quand. La dernière version validée est celle que tout le monde ouvre.
Le chantier accessible depuis le chantier
Sur tablette ou sur téléphone, le conducteur de travaux ouvre le contrat, le plan ou le procès-verbal sans appeler le bureau.
Soumissions et contrats rattachés au lot
Chaque pièce porte son ouvrage et son lot. Justifier un avenant devient une recherche, plus une enquête.
Les validations suivent leur circuit
Bons de régie, avenants et factures de sous-traitants passent par des étapes datées, avec échéances et statuts.
La clôture préparée en continu
Garanties, réceptions et décomptes finaux sont classés au fil du chantier. L’archivage de fin devient une formalité.
Les documents que S-Files BAT prend en charge :
- Plans et indices
- Soumissions
- Contrats d’entreprise
- Procès-verbaux de chantier
- Avenants et bons de régie
- Factures de sous-traitants
- Garanties et réceptions
- Rapports de sécurité
Au quotidien
Ce que cela change dans la journée
- Le chef d’équipe ouvre le dernier indice du plan depuis la tablette.
- Vous justifiez un avenant en retrouvant la soumission d’origine.
- Le procès-verbal de séance part signé le jour même.
- Une facture de sous-traitant est rapprochée de son lot sans ressaisie.
- La clôture du chantier se fait avec des pièces déjà rangées.
Le principe de classement
Un coffre construit autour des chantiers
Le chantier est l’unité de classement. Chaque document porte son ouvrage, son lot et son indice : l’équipe travaille toujours sur la dernière version validée.
Ce qui s’ajoute au socle
Les modules souvent retenus en bâtiment
S-Files sur M-Files
Le socle documentaire M-Files, préparamétré par métier. Vos documents sont décrits par ce qu’ils sont, pas par l’endroit où ils sont rangés.
- Classement par métadonnées plutôt que par arborescence
- Intégration native avec Microsoft 365 et Google Workspace
- Droits d’accès, versions et journal des modifications
S-Files DEMAT
La dématérialisation des documents entrants, de la numérisation à la comptabilisation, avec lecture automatique du contenu.
- Reconnaissance de caractères sur les documents numérisés
- Extraction assistée par IA des montants et des références
- Circuits de validation avec tâches, échéances et statuts
Portail Hubshare
Un espace d’échange sécurisé avec vos clients et vos partenaires externes, aux couleurs de votre entreprise.
- Vos clients déposent et consultent leurs pièces sans courriel
- Les droits suivent ceux définis dans M-Files
- Archivage légal et signature qualifiée avec Swisscom Trust Services
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande en bâtiment
Nos conducteurs de travaux ont un réseau instable, est-ce gênant ?
Les documents utiles peuvent être rendus disponibles hors connexion et se synchronisent au retour du réseau. Nous réglons le périmètre avec vous au cadrage.
Gérez-vous les indices de plans automatiquement ?
L’indice est une métadonnée du document. La version en vigueur est celle qui s’ouvre par défaut, les précédentes restent consultables et datées.
Que devient le dossier à la clôture du chantier ?
Il bascule en archivage avec ses garanties et ses réceptions. L’archivage à valeur probante est possible via le certificat Swisscom Trust Services.
Prendre contact
Parlons de vos chantiers
Décrivez-nous le volume de vos chantiers et la façon dont vos plans circulent. Nous vous rappelons pour en discuter.