S-Files IMMO
Le bail, le procès-verbal ou l’état des lieux de n’importe quel objet
S-Files IMMO organise le coffre autour de l’immeuble et de l’objet. Vos gérants retrouvent le bon document depuis la régie comme depuis le terrain.
Le quotidien avant S-Files
Ce que nous entendons le plus souvent
Ces situations reviennent dans presque toutes les organisations que nous rencontrons.
L’état des lieux de sortie qui ne revient jamais au dossier
Le constat est signé sur place, les photos restent dans le téléphone du gérant. Trois semaines plus tard, il faut justifier une retenue sur la garantie de loyer.
Le printemps des décomptes de charges
Il faut rassembler les factures de chauffage, de conciergerie et d’entretien de chaque immeuble. Elles sont réparties entre le classeur, le serveur et la messagerie d’un collègue en vacances.
La décision d’assemblée que personne ne retrouve
Un copropriétaire demande ce qui a été voté sur la réfection de la toiture il y a quatre ans. Il faut ouvrir plusieurs exercices de procès-verbaux.
Le bail qui existe en cinq versions
Entre le contrat d’origine, l’avenant d’indexation et l’accord de sous-location, personne n’ose dire laquelle est en vigueur.
S-Files IMMO
Ce qui change une fois en place
Tout l’objet sur un seul écran
Bail, avenants, états des lieux, sinistres et contrats d’entretien sont rattachés à l’appartement et à l’immeuble. Un collaborateur qui reprend un portefeuille répond dès le premier jour.
Le terrain sans retour au bureau
Pendant une visite, le gérant ouvre l’état des lieux d’entrée sur son téléphone, photographie un dégât et le classe au bon objet.
Les propriétaires servis sans courriel
Le portail Hubshare donne aux propriétaires l’accès à leurs décomptes et à leurs pièces, aux couleurs de la régie.
Les décomptes de charges préparés au fil de l’eau
Les factures d’entretien arrivent déjà rattachées à leur immeuble. La saison des décomptes cesse d’être une chasse aux justificatifs.
Une seule version du bail fait foi
L’historique des versions supprime les doublons. Le contrat en vigueur et ses avenants se lisent dans l’ordre.
Les documents que S-Files IMMO prend en charge :
- Baux et avenants
- États des lieux
- Procès-verbaux de PPE
- Décomptes de charges
- Contrats d’entretien
- Dossiers de sinistre
- Plans et règlements
- Correspondance locataires
Au quotidien
Ce que cela change dans la journée
- Un locataire appelle, vous ouvrez son bail pendant la conversation.
- Le gérant documente un dégât sur place, photo comprise.
- Un copropriétaire retrouve la décision votée il y a quatre ans.
- Les factures d’entretien arrivent déjà rattachées à leur immeuble.
- Un propriétaire consulte ses décomptes dans son portail, sans vous écrire.
Le principe de classement
Un coffre construit autour des immeubles et des objets
L’immeuble et l’objet sont les unités de classement. Un même document peut concerner un appartement, son immeuble et son propriétaire : il apparaît dans les trois vues sans être recopié.
Ce qui s’ajoute au socle
Les modules souvent retenus en immobilier
S-Files sur M-Files
Le socle documentaire M-Files, préparamétré par métier. Vos documents sont décrits par ce qu’ils sont, pas par l’endroit où ils sont rangés.
- Classement par métadonnées plutôt que par arborescence
- Intégration native avec Microsoft 365 et Google Workspace
- Droits d’accès, versions et journal des modifications
S-Files DEMAT
La dématérialisation des documents entrants, de la numérisation à la comptabilisation, avec lecture automatique du contenu.
- Reconnaissance de caractères sur les documents numérisés
- Extraction assistée par IA des montants et des références
- Circuits de validation avec tâches, échéances et statuts
Portail Hubshare
Un espace d’échange sécurisé avec vos clients et vos partenaires externes, aux couleurs de votre entreprise.
- Vos clients déposent et consultent leurs pièces sans courriel
- Les droits suivent ceux définis dans M-Files
- Archivage légal et signature qualifiée avec Swisscom Trust Services
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande en immobilier
Nos gérants travaillent sur tablette, est-ce utilisable sur le terrain ?
Oui. M-Files fonctionne sur téléphone et sur tablette, avec la même recherche qu’au bureau. Un document photographié sur place est classé au bon objet immédiatement.
Peut-on ouvrir un accès aux propriétaires ?
C’est le rôle du portail Hubshare. Chaque propriétaire ne voit que ses objets, et l’espace porte les couleurs de votre régie.
Et notre logiciel de gérance actuel ?
Il reste en place. M-Files se relie à lui pour que la fiche de l’objet et ses documents ne fassent qu’un. Nous étudions la passerelle avant de nous engager.
Prendre contact
Parlons de votre portefeuille
Dites-nous combien d’objets vous gérez et comment vos documents circulent aujourd’hui. Nous vous rappelons pour en discuter.